Raus aus dem Microsoft 365-Koma

00:00:00: Stell dir mal folgende, wahrscheinlich sehr vertraute Situation vor.

00:00:04: Du öffnest morgens dein Laptop – hast du ja gerade den ersten Kaffee geholt!

00:00:07: Und dann starst du auf dieses völlig überladene Microsoft-Reifen von Sächsich Dashboard.

00:00:12: Mhm, der absolute Klassiker.

00:00:14: Genau.

00:00:15: Da blinken also Dutzende von bunten Icons, da ist Word, Excel, PowerPoint, Planner, Links, Sway, Forms… Also die Liste nimmt gefühlt einfach keine Ende

00:00:24: und man ist im ersten Moment komplett erschlagen.

00:00:26: Richtig Aber was machst du dann?

00:00:29: Du klickst am Ende doch nur wieder auf Outlook und Teams.

00:00:34: Du beantwortest ein paar E-Mails, du reagierst schnell in ein paar Chats – ja das war's eigentlich auch schon!

00:00:39: Den restlichen Tag verbringen wir dann genau dort.

00:00:41: Exakt.

00:00:43: Wir haben da diese unglaublich mächtige Software zur Verfügung eine Suite die wirklich Milliarden in der Entwicklung gekostet hat aber wir nutzen sie im Alltag eigentlich nur wie so ne glorifizierte Schreibmaschine mit integrierte Messenger sozusagen.

00:00:56: Ja, das ist leider die Realität in den allermeisten Büros.

00:00:59: Und genau deshalb stürzen wir uns heute in diese tiefen Recherche!

00:01:02: Wir schauen uns aktuelle IT-Forschung und sehr spannende Business Reports an.

00:01:07: Unser Ziel ist es herauszufinden warum wir eigentlich alle in diesem sogenannten Microsoft dreihundertfünfundsechzig Koma stecken?

00:01:13: Ein sehr treffender Begriff dieses Koma.

00:01:16: Absolut – und wir werden sehen dass der Weg daraus eine radikale Umdenkpause erfordert.

00:01:21: Es geht nämlich – und das fand ich bei unseren Quellen so spannend Gar nicht um unsere reinen IT-Kentnisse, es geht viel mehr um unsere Psychologie.

00:01:28: Definitiv!

00:01:30: Der Kontrast zwischen dem was die Technologie eigentlich kann und dem was wir tatsächlich damit im Alltag machen ist wahrscheinlich eine der größten ungelösten Ineffizienzen in der modernen Arbeitswelt.

00:01:40: Lass uns da mal direkt in die Zahlen aus dem Report springen.

00:01:43: Die sind nämlich echt gigantisch.

00:01:45: Oh ja Wenn man sich die reinen Zahlen ansieht bekommt man schnell das Gefühl Wir wären im goldenen Zeitalter der digitalen Zusammenarbeit.

00:01:53: Also Microsoft verwaltet in seinen weltweiten Rechenzentren unglaubliche Elf-Exerbytes an Daten.

00:02:01: Das kann man sich menschlich gar nicht mehr vorstellen?

00:02:03: Nein,

00:02:03: überhaupt nicht!

00:02:04: Und jeden Tag werden allein über SharePoint Online rund zwei Komma fünf Milliarden Dateien bewegt.

00:02:10: Dazu kommt an Teams das mittlerweile stolze dreihundertzwanzig Millionen monatlich aktive Nutzer weltweit hat.

00:02:17: die Infrastruktur also der rein technische Motor läuft auf absoluten Hochtouren

00:02:22: Aber genau da grätscht die Realität extrem hart dazwischen.

00:02:26: Wir haben für diese Analyse ja eine Studie des Analystenhauses Gardner vorliegen und also, die Zahlen drehen einem wirklich den Magen um – besonders wenn man irgendwie das Budget verantworten muss!

00:02:37: Ja, die Gardnerzahlen sind ein echter Wegruf...

00:02:39: Gardner sagt nämlich, dass ganze vierundvierzig Prozent der Microsoft-Drehundert von vonsechzig Lizenzen in Unternehmen entweder viel zu wenig genutzt werden oder – und das ist noch schlimmer – für den tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter völlig überdimensioniert sind.

00:02:53: Vierundvirtzig Prozent?

00:02:54: Fast die Hälfte!

00:02:56: Das musst du dir mal auf der Zunge zergehen lassen.

00:02:57: Das ist als würde ein Unternehmen für die gesamte Belegschaft ein extrem teures Jahresabbot im luxuriösesten Fitnessstudio der Stadt bezahlen.

00:03:04: Mit Personal Trainer und High-Tech Geräten usw.

00:03:07: Genau Alles inklusive.

00:03:09: Spa-Bereich, alles!

00:03:10: Aber die Leute gehen jeden Tag nur hin, trinken im Eingangsbereich einen kostenlosen Becher Wasser und fahren dann wieder nach Hause.

00:03:16: Das ist ein fantastisches Bild.

00:03:18: Es trifft den Nagel auf den Kopf.

00:03:20: Warum verbrennen Unternehmen hier sehenden Auge solche Millionenbeträge?

00:03:24: Die Forschung zeigt da ganz klar auf einen strukturellen Konstruktionsfehler in den Unternehmen.

00:03:29: Es ist im Grunde ein massiver Clash zwischen zwei Welten.

00:03:32: Auf der einen Seite haben wir den sogenannten IT-Maschinenraum.

00:03:36: Okay was genau passiert da im Maschinenraum?

00:03:38: Da laufen die großen schweren Geschäftssysteme.

00:03:40: Also Dinge wie ein ERP-System, das die Unternehmensressourcen und Finanzen plant oder einen MES, dass unten in der Fabrikhalle die physischen Maschinen steuert oder eben das CRM für die Kundendaten.

00:03:53: Und die funktionieren gut nämlich an?

00:03:55: Extrem gut sogar!

00:03:56: Weil dieses System mit den Nutzern ein festes unabänderliches Corset anlegen.

00:04:00: Ein ERP system fragt dich ja nicht höflich, wie du heute vielleicht mal eine Rechnung verbuchen möchtest.

00:04:06: Nee, das sagt... mach das so und nicht anders.

00:04:09: Richtig, es zwingt dich in einen vordefinierten Prozess!

00:04:12: Und auf der anderen Seite haben wir dann den digitalen Arbeitsplatz also genau den Ort an dem du und ich sitzen und unseren Alltag managen sollen.

00:04:19: fehlt da dieses Korsett plötzlich?

00:04:21: Komplett?

00:04:23: Der digitale Arbeitsplatz wo eigentlich Kommunikation Dokumentenmanagement und Workflows zusammenlaufen müssten ist oft ein völliger Wildwestzustand.

00:04:32: Wildwest trifft das gut hier.

00:04:33: Die IT-Abteilung schaltet oft einfach nur funktionenfrei.

00:04:36: Sie stellen M-Drei fünfundsechzig zur Verfügung und sagen, hier Leute!

00:04:40: Wir haben jetzt auch dieses Whiteboard Feature und Planner aktiviert.

00:04:43: Viel Spaß damit!

00:04:45: Aber die Leute in den Fachbereichen also Vertrieb, Marketing oder Produktion – die haben doch ganz eigene historisch gewachsene Abläufe, oder?

00:04:52: Ganz genau!

00:04:53: Und das ist das Problem... ...die bloße Bereitstellung von Technik, dass da einfach hundert bunte Items auf deinem Bildschirm sind führt nicht automatisch zu Produktivität.

00:05:01: Es fehlt Übersetzungs-Ebene.

00:05:04: Also der organisatorische Rahmen, der mir als Mitarbeiter sagt wie ich genau diese Werkzeuge für meinen spezifischen Job nutzen soll?

00:05:12: Exakt!

00:05:13: Und wenn dieser Rahmen fehlt passiert genau das was die vierundvierzig Prozent ungenutzten Lizenzen erklären.

00:05:21: Wenn also fast die Hälfte der Lizencen überdimensioniert ist und dieser Wildwestzustand herrscht Was genau treiben die Leute dann den ganzen Tag in Microsoft?

00:05:28: threehundertsechzig

00:05:29: Das ist die spannende Frage.

00:05:31: Die Daten aus dem Report zeichnen da ein sehr entlarvendes Bild unserer schlechtesten digitalen Gewohnheiten.

00:05:36: Gefühlt neunzig Prozent der Apps bleiben komplett links liegen.

00:05:40: und Teams, das Microsoft uns ja seit Jahren als das absolute Zentrum der modernen Arbeit verkauft macht laut den Erhebungen nur zehn Prozent der Gesamtnutzung aus.

00:05:49: Und selbst diese zehn Prozent sind oft nicht produktiv genutzt?

00:05:52: Richtig!

00:05:53: Das bisschen Zeit dass wir in Teams verbringen ist im Grunde ein einziges Chaos.

00:05:58: Da belegen die Daten von Swoop-Analytics, die wir analysiert haben.

00:06:02: Dieses Chaos sehr eindrucksvoll!

00:06:05: Die haben ja herausgefunden dass seventy sechs Prozent der Nutzer Teams praktisch ausschließlich für den Chat verwenden.

00:06:11: Nur für Chat?

00:06:12: Ja

00:06:12: Wahnsinn

00:06:13: nur klägliche.

00:06:14: vierundzwanzig Prozent arbeiten wirklich produktiv in den dafür vorgesehenen Teams Kanälen also da wo Arbeit eigentlich strukturiert stattfinden sollte.

00:06:23: um das mal greifbar zu machen In den Quellen stand diese krasse gegenüberstellung Auf eine einzige strukturierte Kanalnachricht kommen zwei Komma vier Millionen verschickte Chat Nachrichten.

00:06:35: Es ist absurd!

00:06:36: Wir haben ein hoch komplexes Kollaborationswerkzeug genommen und es im Grunde auf die Funktionalität von WhatsApp reduziert.

00:06:44: Okay, hier möchte ich jetzt aber wirklich mal einhaken und kurz den Advokatus Diaboli spielen.

00:06:50: Wenn ich mir meinen eigenen Arbeitsalltag so ansehe... Ein schneller Unkomplizierter private Chat in Teams ist doch eigentlich unschlagbar agil.

00:06:58: Das ist auch genau das, was wir heute alle unter New Work verstehen oder?

00:07:02: Fühlt sich zumindest so an?

00:07:03: ja!

00:07:03: Ich meine ich schreibe der Kollegin eine kurze Frage... Sie tippt direkt zurück, boom Thema erledigt.

00:07:09: Das is doch in der Praxis viel viel schneller und reibungsloser als jede Kleinigkeit in irgendwelche formellen steifen Projektkanäle zu packen.

00:07:18: Ich verstehe total, warum man das denkt.

00:07:19: Im Mikrokosmos dieses einen Moments fühlt sich das absolut agil an!

00:07:24: Aber wenn man mal herauszoomt und die Makro-Ebene des Unternehmens betrachtet, auf den Platz ich genau da ein gewaltiger Denkfehler.

00:07:32: Echt?

00:07:32: Inwiefern?

00:07:33: Unstrukturierte Gruppenchats sind eigentlich das komplette Gegenteil von effizienter Zusammenarbeit.

00:07:39: Erstens funktionieren sie wie SMS – Sie ploppen auf und fordern sofortige Aufmerksamkeit.

00:07:44: Sie zerreißen dir jeglichen konzentrierten Workflow, weil ständig jemand was von dir will.

00:07:49: Okay das ständige Ping das kenne ich, das nervt!

00:07:52: Und zweitens und das ist der viel kritischere Punkt

00:07:55: aus

00:07:56: organisatorischer Sicht.

00:07:57: Chats sind im Grunde Schwarze Löcher für Firmenwissen.

00:08:01: Schwarze Löcher?

00:08:02: Wie meinst du es?

00:08:04: Steht ihr Fototrifft in so einem eins zu eins Chat mit einer Kollegin eine super wichtige Projektentscheidung oder ihr teilt dort die allerletzte finale Version einer Präsentation?

00:08:13: Mach ich ständig, ja.

00:08:15: Für den Rest des Teams also für das gesamte Unternehmen existiert diese Information ab dem Moment schlichtweg nicht mehr.

00:08:22: Das Wissen ist komplett in diesem Chat isoliert.

00:08:25: Oh krass!

00:08:26: Das stimmt.

00:08:27: Wenn nächste Woche neuer Mitarbeiter ins Projekt kommt oder jemand plötzlich krankheitsbedingt ausfällt fängt das restliche Team bei null an.

00:08:34: Niemand kann nachvollziehen warum bestimmte Dinge entschieden wurden weil die gesamte Historie hier in deinem privaten verschlüsselten Chatverlauf begraben liegt.

00:08:42: Ah, das leuchtet total ein.

00:08:44: Du löst zwar in drei Sekunden dein eigenes kleines Problem aber du sabotierst eigentlich das Gedächtnis der gesamten Organisation.

00:08:51: Exakt!

00:08:52: Und als ob dieses fragmentierte Chat-Chaos nicht schon schlimm genug wäre gibt es in den Quellen ja noch den absoluten Entgegner unserer Produktivität die gute alte E-Mail.

00:09:02: Der unsterbliche Oldie

00:09:04: Outlook dominiert den digitalen Arbeitsplatz nach wie vor mit eisener Faust.

00:09:09: Die Forschung zeigt, dass Mitarbeiter im Durchschnitt achtzig Minuten pro Tag also fast anderthalb Stunden rein mit dem Lesen und Sortieren von E-Mails verbringen.

00:09:20: Und wer jetzt dachte, die E-Mail würde durch diese modernen Tools wie Teams langsam aussterben?

00:09:24: Der liegt laut den Reports völlig falsch.

00:09:27: Radikati prognostiziert zum Beispiel dass die Zahl der weltweiten E-Meilennutzer von vier Komma vier Milliarden heute also zwei tausend vierundzwanzig auf Vier Komma neun Milliarden im Jahr Zwei Tausend achtundzwantig noch weiter steigen wird.

00:09:38: Wir stecken da in einer endlosen Schleife fest.

00:09:41: wir pendeln eigentlich nur noch zwischen diesem flüchtigen Reiz gewittert der ganzen Chat Nachrichten und dem ewigen Abarbeiten unseres Posteingangs.

00:09:48: aber woran liegt es?

00:09:50: Warum fallen kluge Menschen immer und immer wieder in diese Ineffizienzfallen zurück?

00:09:55: Das Forschungsmaterial zeigt hier sehr deutlich mit dem Finger auf eine bestimmte Sache.

00:09:59: Nämlich, die Art und Weise wie Software in Unternehmen eingeführt und geschult wird – das Übel sitzt in dieser klassischen Prozess-versus App-Debatte!

00:10:09: Das wird im Business Report ja auch extrem scharf kritisiert.

00:10:12: Absolut!

00:10:13: IT-Schulungen sind in den allermeisten Fällen völlig kontraproduktiver aufgebaut.

00:10:17: Ja, die Leute werden in ein Raum gesetzt oder heute halt vor einem stundenlanges Webinar geschnallt und dann wird ihnen einfach stumpf App für App erklärt.

00:10:26: Genau der Trainer sagt hier oben links klickst du für eine Dateneingabe, hier drüben kannst Du den Bericht exportieren und wenn Du hier klickest wird das Layout blau.

00:10:34: Das hat null wirklich Null Bezug zur Realität der Mitarbeiter.

00:10:37: Es ist reines Auswendig Lernen von Funktionen!

00:10:43: Duden vorlesen, so von A bis Z. Ihm jedes einzelne existierende Wort erklären und am Ende sagen So!

00:10:48: Und jetzt schreibt man einen fesselnden Roman.

00:10:50: Das ist ein toller Vergleich.

00:10:51: Die Person kennt zwar alle Worte aber sie hat doch nicht den blassesten Schimmer wie man einen logischen Satzbau kreiert geschweige denn eine spannende Geschichte erzählt.

00:10:59: Kein Wunder dass die Leute das gelernte nach drei Tagen wieder komplett vergessen haben.

00:11:02: Deine Analogie trifft wirklich den Kern des Problems... ...und die Wissenschaft untermauert das.

00:11:08: Wir haben in der Analyse ja unter anderem dieses Frauenhofer Forschungsprojekt vorliegen.

00:11:11: Ah ja, dieses Comic-Projekt richtig.

00:11:13: Genau, Kooperationssysteme im Mittelstand.

00:11:16: Die Forscher dort haben ganz klar bewiesen dass Schulungsinhalte komplett wertlos sind wenn sie nicht zwingend auf ganz konkrete Prozessabläufe im Unternehmen fokussieren.

00:11:24: Alles andere verpufft einfach

00:11:26: Ja.

00:11:27: und dann gibt es da noch diese sehr spannende empirische Studie von Oliver Konke.

00:11:31: Da ging's um die Anwenderakzeptanz von Unternehmensweiter Standard Software.

00:11:35: Und Konke geht sogar noch einen Schritt weiter.

00:11:38: Was genau hat er herausgefunden?

00:11:39: Seine Kernthese ist dass der wahrgenommene Nutzen, der absolut stärkste Prädiktor dafür ist ob eine Software genutzt wird oder eben nicht.

00:11:47: Okay wenn also dieses typische wir klicken uns mal durch alle Menüs-Training tot ist.

00:11:52: Konkes Studie muss doch dann auf eine völlig andere Art der Vermittlung hindeuten.

00:11:56: geht es da einfach nur um das richtige Timing der Schulung?

00:11:59: Oder um den Kontext?

00:12:01: Es geht fast ausschließlich um den Context und um radikalere Reduktion.

00:12:05: Reduktionen inwiefern?

00:12:08: Kundges klare Empfehlung ist völlig kontraintuitiv für die meisten IT-ler.

00:12:13: Schule niemals alle Funktionen einer Software, Schule ausschließlich die fünf oder zehn Prozent der Funktion, die für den spezifischen Arbeitsprozess dieses eine Mitarbeiter in genau diesem Moment relevant sind.

00:12:24: Also wirklich nur das was ich jetzt gerade brauche um meinen Job zu machen?

00:12:28: Genau und noch wichtiger man darf den Leuten das Tool nicht einfach als fertige Lösung vorsetzen.

00:12:34: Man muss die Mitarbeiter extrem frühzeitig einbinden Schon dann, wenn man analysiert wie ein Prozess aktuell läuft und wie er in Zukunft besser laufen soll.

00:12:44: Man baut den Prozess also mit dem Nutzer nicht für ihn?

00:12:47: Exakt!

00:12:48: Wenn die Mitarbeiter selbst mitentscheiden wieso ein digitaler Workflow am Ende aussehen soll weil sie damit ja ihren eigenen ganz realen Schmerz im Arbeitsalltag glindern Dann explodiert die Akzeptanz förmlich

00:13:00: Weil Sie den Sinn dahinter sehen.

00:13:01: Richtig Sie handeln gar nicht mehr das Gefühl, dass sie jetzt Microsoft drei fünf und sechzig lernen müssen.

00:13:08: Sie erlernen einfach ihren eigenen neuen und besseren Arbeitsprozess Und dieser Prozess wird eben zufällig durch eine Software von Microsoft unterstützt.

00:13:17: Die App wird zur Nebensache

00:13:19: Lass uns das mal ein bisschen aus der grauen Theorie holen Was bedeutet das für dich als Zuhörer wenn du morgen früh ins Büro kommst und dein laptop aufklappst?

00:13:26: Gute Idee!

00:13:27: Das White Paper liefert hier glücklicherweise sehr greifbare Beispiele.

00:13:31: Genau, wir haben fünf echter AHA-Momente für den Arbeitsalltag aus dem Material extrahiert.

00:13:35: Und Regel Nummer eins knüpft direkt an das schwarze Loch an über das wir vorhin gesprochen haben

00:13:39: Die Chatfalle.

00:13:41: Ja die Regel lautet auf Chats für Projektarbeit konsequent verzichten Wenn es das Projekt betrifft kommuniziere ausschließlich in Kanalbeiträgen.

00:13:50: Das zwingt diese ganze flüchtige Kommunikationen eine Struktur und bindet sie direkt an den Workflow.

00:13:55: Und Regel zwei adressiert ein massives Problem im Aufgabenmanagement Speziell wenn man Apps wie Planner nutzt.

00:14:01: Ein Fehler, der laut Report in fast jedem Büro gemacht wird ist die Diffusion von Verantwortung.

00:14:07: Oh ja das kenne ich!

00:14:09: Jemand erstellt eine Aufgabe und denkt sich Das betrifft das gesamte Marketing-Team.

00:14:13: also weise ich diese eine Aufgabe einfach mal allen drei Kollegen zu.

00:14:16: Der absolute Klassiker.

00:14:18: Und das Ergebnis ist immer dasselbe Kollege A denkt Kollege B macht es, Kollege B verlässt sich voll auf Kollegin C

00:14:24: Und am Ende des Tages ist die deadline gerissen und niemand wirklich Niemand fühlt sich verantwortlich.

00:14:30: Völlig richtig!

00:14:31: Die prozessorientierte Lösung hier ist ein wirklich unerbittlicher Standard.

00:14:35: Eine Aufgabe bekommt im System immer exakt eine verantwortliche Person zu gewesen.

00:14:41: Keine Ausnahme

00:14:42: Keine.

00:14:43: Es gibt keine geteilte Verantwortung im System.

00:14:46: Wenn wirklich zwei Leute daran arbeiten müssen, wird die Aufgabe in zwei Teilaufgaben gesplittet Mit jeweils einer glasklaren Zuständigkeit.

00:14:55: Das ist hart aber logisch.

00:14:57: Das bringt uns zu den Regeln drei und vier.

00:15:00: Und die drehen sich um den absoluten Endgegner, den wir glaube ich alle kennen – das Datei-Chaos!

00:15:06: Oh ja...

00:15:07: Die Regel im Report lautet hier ganz simpel.

00:15:09: Dateien niemals über den Chat versenden.

00:15:12: Das umgeht nämlich jedes Sicherheitskonzept und führt sofort zur Duplikaten.

00:15:16: Jetzt kommt die Regel bei der ich beim Lesen erst mal gestutzt habe….

00:15:20: Ich weiß welche du meinst?

00:15:22: Für Projektfreigaben soll man komplett auf OneDrive verzichten.

00:15:26: Jekliche Projektdokumente gehören demnach ausschließlich als Link in die zentrale SharePoint-Bibliothek des jeweiligen Teams.

00:15:33: Ja, das klingt wie viele im ersten Moment falsch!

00:15:36: Da muss ich jetzt auch wirklich mal rein grätschen Moment machen... OneDrive ist doch von Microsoft buchstäblich exakt dafür gebaut worden um Dateien hochzuladen und dann fröhlich über Freigabelings mit Kollegen zu teilen?

00:15:47: Das denken fast alle ja.

00:15:48: Das ist doch der ganze Sinn von diesem Tool.

00:15:50: Warum sollte das jetzt auf einmal ein massiver Fehler

00:15:53: sein?!

00:15:53: Das ist eine fantastische Frage, weil es wie du sagst im ersten Moment völlig paradox klingt.

00:15:58: Schließlich hat das Teilen über OneDrive für uns alle Jahre lang gut funktioniert.

00:16:02: Eben!

00:16:03: Aber man muss sich die Mechanik im Hintergrund ansehen sobald man in einem echten Unternehmenskontext arbeitet.

00:16:09: In einem sauber aufgesetzten Microsoft-Dreifemundsechzig gibt es eine übergeordnete sehr komplexe Berechtigungsstruktur.

00:16:16: Also wer was sehen darf?

00:16:17: Genau Die IT hat genau definiert, wer aus welcher Abteilung welche sensiblen Projektdaten sehen darf und wer auf keinen Fall.

00:16:25: Wenn du jetzt anfängst munter eine wichtige Projektskizze aus deinem ganz persönlichen OneDrive über so einen eigenen Freigabeling an Leute im Haus zu schicken dann setzt du als einzelner Nutzer völlig unbewusst diese gesamte Berechtigungsstruktur der IT außer Kraft.

00:16:40: Ah ok verstehe Ich hebele also das zentrale Sicherheitssystem aus und baue mir quasi meine eigene, unkontrollierbare Schatteninfrastruktur.

00:16:48: Das ist der perfekte Begriff dafür.

00:16:50: Shadow IT mitten im eigenen offiziellen System.

00:16:55: Und es kommt noch schlimmer Wenn du irgendwann das Unternehmen verlässt wird dein OneDrive gelöscht.

00:16:59: Oh Und alle Projektlinks die du in den letzten Jahren je verschickt hast sind plötzlich tot.

00:17:03: Das ganze Projektwissen ist weg.

00:17:06: Krass!

00:17:06: Das hatte ich gar nicht bedacht.

00:17:08: Deshalb sagt die Prozessregel hier ganz hart Dokumente, die zu einem Projekt gehören haben auf einen persönlichen OneDrive absolut nichts zu suchen.

00:17:16: Sie liegen zentral im Sharepoint des jeweiligen Teams.

00:17:19: Weil das die Datenintegrität sichert?

00:17:21: Richtig!

00:17:22: Wenn du jemanden auf ein Dokument hinweisen willst schickst du ausschließlich den internen SharePoint Link.

00:17:28: Jeder im Projekt weist dann immer wo die einzige wahre Version der Datei liegt.

00:17:33: Damit ist der Albtraum von Dokumenten namens FinalVersion III überarbeitet fertig DocX Dann endlich beendet

00:17:40: Zumindest theoretisch, ja.

00:17:42: Das ist wirklich so ein Moment wo es einem wie Schuppen von den Augen fällt und der Report geht ja noch weiter.

00:17:46: Wenn diese grundlegenden Prozesse also Kommunikation in Kanälen, harte Verantwortlichkeiten und eine saubere Dateierplage erst einmal stehen und alle im Team sich strikt an diese Regeln halten dann öffnet sich die Tür für das eigentliche Ziel der Digitalisierung

00:18:02: Die Automatisierung.

00:18:04: Genau Und hier schlummert dieses unglaubliche Potenzial dieser neunzig Prozent der Apps, die wir momentan noch komplett ignorieren.

00:18:10: Lass uns mal schauen wie das in der Praxis aussieht.

00:18:13: Nehmen wir zum Beispiel Power Automate.

00:18:15: Das klingt für viele nach Raketenwissenschaft ist aber kein Hexenwerk.

00:18:19: Es funktioniert im Grunde wie ein digitaler Stolpertrad.

00:18:22: Wie meinst du das?

00:18:23: Denk mal darüber nach wie ein typischer Prozess oft manuell abläuft.

00:18:27: Ein Mensch öffnet eine E-Mail von einem Differanten lädt den Rechnungsanhang händischer runter Öffnet dann den Planner Tipptändisch ein Aufgabe ein und lädt die Datei dort wieder hoch.

00:18:38: Ziemlich ermüdend, ja!

00:18:39: Mit Power Automate definierst du einmal diesen Prozess Und ab dann zieht das System die E-Mail Erkennt den Anhang Legt im Planner völlig selbstständig in Sekundenbruchteilen Die Aufgabe an und verknüpft alles miteinander.

00:18:52: Null menschliche Klicks erforderlich

00:18:54: Genau.

00:18:55: Oder Denk an dieses ewige Controlling Leiden am Monatsende.

00:18:59: Oh ja, irgendjemand muss händisch tägliche Konsolidierungen von verschiedenen Excel-Umsatzlisten machen.

00:19:04: Die ständig per Mail hin und her geschickt werden.

00:19:06: Auch das lässt sich komplett automatisieren so dass Datenfelder in Echtzeit direkt ins Sharepoint einfließen.

00:19:12: Im White Paper wird ja auch Power BI erwähnt.

00:19:15: Statt stundenlang Daten aus irgendwelchen Datenbanken zusammenzusuchen zieht Power BI die Daten vollautomatisch.

00:19:20: Es baut ihr interaktive Dashboards und generiert jeden Freitag um fünfzehn Uhr selbstständig PDF Berichte

00:19:26: Und die werden dann direkt im richtigen Sharepoint-Kanal an das Management verteilt.

00:19:31: Ohne, dass jemand auch nur einen Finger rührt!

00:19:34: Dass das Ganze nicht nur graue Theorie für irgendwelche IT Nerds ist, beweist eine extrem eindrucksvolle Fallstudie, die wir hier vorliegen haben.

00:19:41: Es geht um Siemens Mobility Austria

00:19:44: Ein tolles Beispiel.

00:19:45: Genauer gesagt geht es um das Werk in Wien Simmering wo Schienenfahrzeuge gebaut werden.

00:19:49: Das ist wirklich schwere Industrie.

00:19:51: Dort wurde ein hochkomplexes digitales Shopfloormanagement implementiert.

00:19:56: Für die, die es nicht kennen?

00:19:57: Das ist ein Konzept aus dem Lean-Management.

00:20:00: Da geht es um die absolute Vermeidung von Fehlern und Verschwendungen direkt unten in der Produktionshalle!

00:20:06: Und das Faszinierende an diesem Siemens Beispiel ist ja... ...sie haben dafür eben gerade keine sündhaft teuren extrem spezialisierten administrativen Nischen Tools gekauft.

00:20:15: Tools für die man wieder separate Budgets neue Lizenzen und jahrelange Schulungen bräuchte.

00:20:19: Nein, haben sie nicht!

00:20:23: Erfolgskritische System rein mit den Microsoft-Standardapps umgesetzt.

00:20:27: Also genau mit dem Power BI, SharePoint und Teams dass du und ich auch auf unseren Laptops haben.

00:20:32: Aber der Knackpunkt ist Sie konnten das nur weil sie vorher die Datenflüsse und die Grundstrukturen also die Prozesse glasklar definiert haben.

00:20:40: Das zeigt uns doch Die Mechanismen für Effizienz sind exakt die gleichen Egal ob Du in einer riesigen Halle hochkomplexe Züge baust oder in einer kleinen Agentur eine Marketingkampagne planst.

00:20:51: Absolut Wobei die Quellen hier auch einen sehr wichtigen Warnhinweis geben.

00:20:56: Welchen?

00:20:57: Solche tiefgreifenden Veränderungen hin zu so einem prozessorientierten Arbeiten passieren niemals von allein.

00:21:04: Systeme richten sich nicht magisch selbst ein und Automatisierungen greifen nur, wenn die Mitarbeiter sie auch wirklich verstehen und annehmen.

00:21:13: Dafür braucht es bestimmte Leute richtig!

00:21:15: Der Reporten-NC Die Brückenbauer

00:21:18: Ja das ist ein ganz entscheidender Faktor.

00:21:20: Der Report hebt Spezialisten wie Michael Meiss oder Wolfgang Miedler vor.

00:21:24: Michael Meiß ist beispielsweise zertifizierter Six Sigma Black Belt und Lean Master, kombiniert das aber gleichzeitig mit tiefstem m.dreifen von sechzig Expertenwissen.

00:21:33: Lass uns kurz definieren was das überhaupt bedeutet!

00:21:36: Ein Six Sigma black belt ist jemand dessen gesamtes professionelles Denken darauf trainiert ist Ineffizienzen Abweichungen Und Verschwendung in Unternehmensprozessen messbar zu eliminieren.

00:21:47: Und genau diese Kombination aus IT und Prozess Know-How ist heute entscheidend.

00:21:52: Es reicht einfach nicht mehr aus, ein brillanter IT Admin zu sein der im Hintergrund irgendwelches Server konfiguriert und alle versteckten Knöpfe in SharePoint auswendig kennt.

00:22:00: Nein!

00:22:00: Ein reiner ITler versteht oft die alltäglichen Nöte des Vertrieblers oder der Produktionsmitarbeiterin überhaupt nicht.

00:22:07: Du brauchst heute jemanden, der dieses tiefe IT Know-how mitbringt aber eben auch bewährte Methoden zur Prozessoptimierung wie Six Sigma beherrscht.

00:22:16: Und vielleicht am allerwichtigsten, diese Person braucht tiefgreifende Fähigkeiten im Change-Management.

00:22:21: So ein Brückenbauer muss die Sprache der Fachbereiche fließen sprechen.

00:22:24: Empathie ist da das Schlüsselwort!

00:22:26: Er muss echte Empathien für die täglichen Frustration der Mitarbeiter haben und sie psychologisch durch diesen ganzen Wandel begleiten.

00:22:33: Ohne diese Brückenbauern scheitert die beste Prozessstrategie am Ende am Widerstand der Belegschaft.

00:22:38: Das fasst das Dilemma wunderbar zusammen.

00:22:40: Wenn wir uns die Forschung und die besten Best Practices aus unseren Quellen heute ansehen kristallisiert sich eine absolute Kernwahrheit heraus.

00:22:46: Welche wäre das für dich?

00:22:47: Ware-Effizienz mit Microsoft Mk.A.

00:22:50: oder, ehrlich gesagt, mit absolut jedem digitalen Tool, das in Zukunft noch erfunden wird, entsteht niemals durch das blinde Erlernen neuer Funktion.

00:22:57: Richtig!

00:22:58: Es geht überhaupt nicht darum, noch mehr bunte Icons auf deinem Dashboard anzuklicken.

00:23:03: Echte Produktivität entsteht ausschließlich dann wenn wir die digitalen Werkzeuge streng an unseren bestehenden kritisch hinterfragten und optimierten Geschäftsprozessen ausrichten.

00:23:13: Der Prozess bestimmt das Tool.

00:23:15: Niemals umgekehrt, also erst denken dann klicken!

00:23:19: Es erfordert eine enorme intellektuelle Disziplin.

00:23:22: Wir müssen uns von dieser puren Bequemlichkeit verabschieden unsere teure Software einfach nur als glorifizierte digitale Ablage für unsere alten analogen Gewohnheiten zum missbrauchen.

00:23:32: Genau da möchte ich ansetzen um dich heute mit einem letzten vielleicht etwas unbequemen Gedanken aus unserer Analyse zu entlassen.

00:23:39: Wir haben heute viel über fehlerhafte Schulungen gesprochen, über mangelnde IT-Strategien und über dimensionierte Lizenzen.

00:23:46: Es ist immer sehr leicht die Schuld auf DIT oder das Management zu schieben.

00:23:51: Das ist der einfache Ausweg!

00:23:53: Aber was wenn die allergrößte Hürde bei der digitalen Transformation in deinem Büro gar nicht die Komplexität des Softwares?

00:24:00: Was wenn das eigentliche Problem unsere tief verwurzelte menschliche Psychologie isst?

00:24:05: Der Weg des geringsten Widerstands?

00:24:06: Genau Wir alle haben diesen ständigen, geradezu evolutionären Drang in jeder Situation den bequemsten Weg zu gehen.

00:24:14: Eine schnelle Chatnachricht an den Kollegen zu tippen, schnell eine Datei per Drag and Drop in den Chat zu werfen – das ist kognitiv in diesem einen Moment so viel leichter als kurz innezuhalten!

00:24:24: Als den richtigen Sharepoint Ordner zu suchen die Datei strukturiert abzulegen und die Metadaten korrekt auszufüllen.

00:24:35: Wenn du also morgen früh vor deinem überladenen Bildschirm sitzt und kurz davor bist, schnell ein wichtiges Dokument einfach in den Teams Chat zu werfen.

00:24:43: Frag dich selbst!

00:24:44: Wie viele deiner täglichen bequemen kleinen Abkürzungen sabotieren eigentlich gerade heimlich deine eigene langfristige Produktivität?

00:24:52: Und noch wichtiger – wie oft zerstörst Du damit unbewusst das gesammelte Wissen Deines ganzen

00:24:58: Teams?!

00:24:59: Denk mal darüber nach….